تبدأ الصورة الواضحة عن النفايات بفهم الأنشطة التي تنتجها داخل المنشأة. أعد قائمة بمناطق العمل والعمليات الرئيسية، ثم سجّل المواد الناتجة عن كل نشاط باستخدام الأوصاف المتاحة لدى الفريق. يساعد إشراك العاملين في الموقع على ربط المعلومات بالممارسة اليومية الفعلية.
أنشئ سجلاً بسيطاً يضم وصف المادة ومصدرها وتاريخ تسجيلها والكمية ووحدة القياس وطريقة تحديدها. إذا كانت الكمية تقديرية، وضّح ذلك وسجّل أساس التقدير. حافظ على اتساق الوحدات، أو بيّن طريقة التحويل المستخدمة حتى يمكن فهم الأرقام عند مراجعتها لاحقاً.
أضف إلى السجل معلومات مواقع التجميع وطريقة التعرف على الحاويات والمسؤول الداخلي عن المتابعة. اجمع المستندات المتاحة المتعلقة بالنقل أو التسليم أو الاستلام، واربطها بالفترة أو العملية التي تخصها. ويمكن للصور المؤرخة ذات الوصف المختصر أن تدعم فهم ترتيب الموقع.
راجع البيانات مع فرق التشغيل والمشتريات والخدمات المساندة لاكتشاف الفجوات أو الاختلافات في الأوصاف والكميات. استخدم النتائج لترتيب الأسئلة التي تحتاج إلى نقاش مع المستشار، وتحديد فرص تحسين التسجيل والتنسيق. يسهّل هذا التنظيم متابعة تدفق المواد وتكوين مرجع مشترك بين المعنيين.